Специалист отдела администрирования контрактов

Обязанности

Своевременный мониторинг, обработка и отслеживание входящих и исходящих электронных документов между проектными группами, поставщиками, заказчиками и подрядчиками (в среднем 40-70 входящих сообщений на рабочий аккаунт в день)
Организация и ведение всей документации на сервере (заполнение и обновление реестров, ведение папок, хранение чертежей, официальных документов, писем, запросов)
Своевременное ознакомление ответственных сотрудников со всей документацией (как входящей, так и исходящей)
Назначение и составление перечня нумерации документов в соответствии со стандартами
Передача и получение входящей/исходящей корреспонденции и документации в установленном порядке
При необходимости выполнение фактической передачи документов / файлов напрямую Заказчику
Своевременное распространение информации, относящейся к проекту, со всеми
Уровнями управления на данном проекте, а также с иными заинтересованными внешними сторонами
Использование сервера SharePoint для осуществления приема и передачи всей документации
При необходимости подготовка специальных отчетов по проекту и выполнение других канцелярских обязанностей