Специалист отдела делопроизводства
Обязанности
1. Получение внутренней корреспонденции на имя руководства, передача на рассмотрение руководству.
2. Получение корреспонденции по каналам электронной связи на официальный адрес электронной почты. Рассмотрение поступившей корреспонденции, проверка правильности адресата и укомплектованности, направление запроса отправителю при неукомплектованной или ошибочной отправке.
3. Получение исходящей корреспонденции по каналам системы электронного документооборота для проведения первичной экспертизы.
4. Сканирование входящих документов, заполнение карточки документа в СЭД, отправка на рассмотрение руководителю.
5. Осуществление поиска входящих или исходящих документов по устному запросу, предоставление выявленной информации.
6. Проведение консультационной и разъяснительной работы по вопросам организации делопроизводства и документационного обеспечения в Обществе.
7. Формирование предложений, в рамках компетенции отдела, по разработке технических заданий, направленных на совершенствование процессов электронного документооборота.
8. Анализ предложений (замечаний) по развитию функционала электронного документооборота, обеспечивающего деятельность подразделения, анализ управленческой деятельности Общества и процессов ее организации.
9. Обобщение предложений на развитие и доработку функционала электронного документооборота. Рассмотрение технических заданий.
10. Обеспечение процесса внедрения и функционирования информационных систем для автоматизации управленческого документооборота. Обследование системы внедрения. Тестирование и документирование информационной системы.
11. Анализ действующих бизнес-процессов документооборота и формирование предложений по оптимизации процесса прохождения документов.
12. Подготовка данных по затратам, сбор и обработка информации в части почтовых услуг.
13. Оформление заявки на оплату счетов по деятельности отдела.
14. Взаимодействие с контрагентами в части исполнения договоров. Оформление необходимых платежных документов.
15. Визирование и проверка актов выполненных работ, обеспечение подписания акта руководителем.
16. Контроль затрат на представительские расходы и бронирование билетов.
17. Формирование статей бюджета движения денежных средств отдела.
18. Формирование и утверждение плана затрат отдела.
19. Заключение договоров и организация платежей по прочим затратам в зоне ответственности.
20. Создание справочного материала по документам.
21. Регистрация распорядительных документов в системе электронного документооборота после подписи руководителя, нанесение на бумажном носителе регистрационных реквизитов. Отправка с официального адреса электронной почты по списку рассылки после предоставления исполнителем документа в электронном варианте.
22. Организация хранения распорядительных документов: контроль за подшивкой полного комплекта документа, контроль за фактическим наличием документов в соответствии с порядковой нумерацией. Подготовка к переплету и передаче на хранение в архив по истечению отчетного периода.
23. Получение канцелярских товаров.
24. Перевод текстов (английский-русский, русский-английский), в том числе технического содержания, по поручению руководителя.
25. Выполнение иных поручений руководителя, входящих в компетенцию ОД.
Неполный рабочий день
от 17000 до 17000 руб.
При контакте обязательно указывайте название вакансии "Специалист отдела делопроизводства".
Адрес: Республика Башкортостан, г. Уфа, Комсомольская улица, дом: 126;
Электронная почта: PavlenkoTM@bashkirenergo.ru
- Частичная занятость
- от 17000 до 17000 руб.
- Инвалиды
- Республика Башкортостан, 04 февраля 2022 г.